تعریف سند رسمی برابر با ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی، اسنادی است، که در اداره ثبت اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آنها بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند، را شامل می شود. غیر از اسناد مذکور در ماده ۱۲۸۷، سایر اسناد عادی هستند. بنابراین می توان گفت که سند عادی سندی است، که در تنظیم آن مأمور رسمی دخالت ندارد و یا اینکه هر چند توسط مأمور رسمی تنظیم گردیده، اما مأمور فاقد صلاحیت بوده و یا در تنظیم سند ، رعایت مقررات قانونی را نکرده باشد.
انواع سند رسمی چیست؟
اسناد رسمی به اعتبارات مختلف دارای تقسیم بندی متعددی می باشند.
-
الف. اقسام سند رسمی به اعتبار مراجع تنظیم کننده آنها که از این جهت سه دسته اند
1.اسناد رسمی که در ادارات ثبت اسناد و املاک تنظیم می شوند، مانند: سند مالکیت
2.اسناد رسمی تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق مانند: اسناد نقل و انتقال املاک و سند ازدواج
3.اسنادی که توسط مامورین رسمی صلاحیت دار تنظیم می شوند،مانند: اسناد سجلی و احکام دادگاه ها
-
ب. اقسام سند رسمی از لحاظ قدرت اجرائی
1.اسناد رسمی لازم الاجرا :
عبارتند از، اسناد راجع به دیون و اموال منقول و املاک ثبت شده در دفتر املاک و امثالهم که بدون نیاز به صدور حکم از مراجع قضایی و دادگاهها قابلیت اجرایی دارند.
2.اسناد رسمی که لازم الاجرا نیستند، مانند اسناد سجلی و یا سند رسمی تعهد به پرداخت مبلغی به شخصی یا اشخاص معین که به صورت مشروط و یا معلق باشد.
-
ج.اسناد رسمی براساس کیفیت تدوین آنها، این اسناد نیز چهار دسته اند
- اسناد قانونی : که عبارتند از قانون اساسی و قوانین و مقررات مصوب مجلس شورای اسلامی و مصوبات سایر مراجعی که اسناد در واقع مهمترین نوع سند رسمی می باشند، این نوع از اسناد در واقع مهمترین نوع سند رسمی می باشند و سایر اقسام اسناد رسمی اعتبار و ارزش خود را از آنها می گیرند و شرایط و نحوه تدوین و میزان اعتبار اسناد نیز براساس ضوابط آنها معین می شود.
- اسناد قضایی : عبارتند از احکام و قرارهای اصداری دادگاههای عمومی و انقلاب و نظامی و مراجع قضائی تجدیدنظر و دیوان عالی کشور و دیوان عدالت اداری
- اسناد اداری : شامل تمامی مکاتبات و مراسلات و دستورات و ابلاغها و احکام ماموریتی و تنظیم صورت جلسات و امثالهم توسط مامورین دولتی
- اسناد تنظیمی در ادارات ثبت اسناد و املاک و دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق مانند، اسناد مالکیت و اجرائیه و اسناد معاملات و نقل و انتقال اموال.
برای اینکه سندی رسمی محسوب گردد باید دارای چه شرایطی باشد؟
بنا به تعبیر ماده 1287 قانون مدنی، برای اینکه سندی رسمی محسوب گردد، باید دارای شرایط زیر باشد:
- تنظیم بوسیله مأمورین رسمی
- صلاحیت مأمور در تنظیم سند
- رعایت مقررات مربوط به تنظیم سند
اولین شرط در رسمی بودن سند، تنظیم آن بوسیله مأمورین رسمی است. مأمورین رسمی به کسانی گفته می شود که از طرف مقامات صلاحیت دار کشور برای تنظیم سند رسمی معین می شوند، خواه از مستخدمین دولتی باشند، مانند کارمندان اداره ثبت اسناد و ثبت احوال، و یا آنکه از غیرمستخدمین دولتی باشند، مانند سران دفاتر اسناد رسمی و سران دفاتر ازدواج و طلاق.
دومین شرط در رسمیت اسناد، صلاحیت مأمور در تنظیم سند است. صلاحیت مأمور دو گونه است:
- صلاحیت ذاتی
- صلاحیت محلی
صلاحیت ذاتی مأمور به نوع امری است که به او واگذار شده؛ چنانکه سردفتر ازدواج نمی تواند اقرارنامه زوجیت تنظیم نماید، بلکه این امر در صلاحیت سردفتر اسناد رسمی است. در صلاحیت محلی، صلاحیت مأمور رسمی ناشی از شخصیت او نمی باشد، بلکه ناشی از انتساب او به آن امر است. از این رو، هر مأموری صلاحیت تنظیم اسناد را در محلی دارد که برای انجام آن در آن محل گمارده شده و در خارج از آن محل صلاحیتی ندارد. چنان که ماده ۲ قانون ثبت مصوب ۱۳۱۰ اقدامات مدیران و نمایندگان ثبت و مسئولین دفاتر و صاحبان دفاتر اسناد رسمی را جز در محل مأموریت خود فاقد اثر قانونی دانسته است.
سومین شرط در تنظیم سند رسمی، رعایت مقررات قانونی است. در تنظیم اسناد رسمی، تشریفات خاصی باید مراعات گردد که در صورت عدم رعایت آن ها، سند تنظیمی رسمیت خود را از دست می دهد. البته عدم رعایت برخی تشریفات، سند را از رسمیت نمی اندازد و تنها برای مأمور تخلف اداری محسوب می گردد.
لازم به ذکر است، برخی از اسناد عادی اعتبار سند رسمی را دارند و در حکم سند رسمی می باشند، مشروط بر آنکه برابر ماده ۱۲۹۱ قانون مدنی، یا طرفی که سند بر علیه او اقامه شده است، صدور آن را از منتسب الیه تصدیق نماید، یا اینکه در محکمه ثابت شود که سند مزبور را طرفی که آن را تکذیب یا تردید کرده، فی الواقع امضاء یا مهر کرده است.
مورد دیگر که باید آن را در زمرهٔ اسناد عادی در حکم سند رسمی محسوب کرد، سند عادی گواهی امضاء شده است. یعنی سند عادی که در دفترخانه اسناد رسمی توسط سردفتر صحت امضاء ذیل اسناد از طرف امضاء کنندگان آن گواهی می‌شود و برابر ماده ۲۰ قانون دفاتر اسناد رسمی، نوشته تصدیق امضاء شده با توجه به ماده ۳۷۵ آئین دادرسی مدنی مسلم الصدور است. هر چند برابر ماده ۱۲ آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴، دفاتر رسمی مجاز به تصدیق صحت امضاء نوشته های مالی نیستند و مقصود از نوشته های مالی، نوشته هایی است که در آن به طور منجز پرداخت وجه نقدی از طرف امضاء کننده تعهد و یا ضمانت شده باشد و یا اینکه موضوع گواهی امضاء شده، عین یا منفعت مال غیرمنقول و یا سهام شرکت های ثبت شده باشد.
آثار سند رسمی چیست ؟
-
اعتبار محتویات سند رسمی
ماده ۷۰ قانون ثبت مقرر داشته است که سندی که مطابق قوانین به ثبت رسیده، رسمی است و تمام محتویات آن معتبر خواهد بود، مگر آنکه مجعولیت آن ثابت شود. منظور از اعتبار محتویات سند این است که عبارات، امضایات، آثار انگشت و مهر موجود در سند، نباید نسبت به اشخاصی که آن سند به آنها نسبت داده شده، مورد انکار و تردید قرار گیرد و فقط می توانند در ادعای جعل نموده و آن را ثابت کنند. خط یا امضاء و مهر و اثر انگشت مندرج در اسناد رسمی می تواند به لحاظ همین اعتبار، اساس تطبیق در اسناد عادی قرار گیرد.
-
اعتبار مندرجات سند رسمی
مندرجات سند، عبارات و مطالبی است که در سند نوشته می شود و کسی نمی تواند با قبول اینکه عبارات قید شده در سند متعلق به او و صادره از اوست، منکر واقعیت و تحقق آنها شود. قسمتی از مطالبی که در سند نوشته می شود، مربوط به مشهودات و محسوسات خود مأمور یا به عبارتی، اعلامیات مأمور رسمی است و قسمتی مربوط به اعلامیات افراد است. احراز صحت اعلامیات افراد خارج از صلاحیت مأمور است و به خود آنها مربوط می شود و مأمور مسئولیتی در قبال صحت و سقم آنها ندارد. چنانکه صدر ماده ۷۰ قانون ثبت مقرر می دارد: « سندی که مطابق قوانین به ثبت رسیده، رسمی است و تمام محتویات و امضاهای مندرجه در آن معتبر خواهد بود، مگر آنکه مجعولیت آن ثابت شود.»
-
قابل اثبات نبودن دعوی خلاف مندرجات سند رسمی به وسیله شهادت و امارات قضایی
دعوی خلاف مندرجات سند رسمی به وسیله شهادت قابل اثبات نمی باشد. ماده ۱۳۰۹ قانون مدنی مقرر می دارد که در مقابل سند رسمی یا سندی که اعتبار آن در محکمه محرز شده، دعوی که مخالف با مفاد یا مندرجات آن باشد، به شهادت اثبات نمی گردد. این بدان دلیل است که شهادت از ضعیف ترین ادله اثباتی است و نمی تواند موجب تزلزل سند رسمی گردد. همچنین اماره قضایی نیز، بموجب مادۀ ۱۳۲۴ قانون مدنی، در صورتی قابل استناد است که دعوی به شهادت شهود قابل اثبات باشد.
لذا از آنجا که شهادت موجب تزلزل سند رسمی نمی گردد، اماره قضایی نیز نمی تواند سبب تزلزل آن شود. هرچند شورای نگهبان در نظریه شماره ۶۸/۸/۸/۲۶۵۵ خود، ماده ۱۳۰۹ قانون مدنی، را از آن نظر که شهادت بینه شرعیه را در برابر اسناد معتبر فاقد ارزش دانسته، خلاف موازین شرع و باطل اعلام می دارد. از طرفی، از آنجا که احراز عدالت شهود که شرط صحت شهادت است، دشوار می باشد، قانون مدنی به همین لحاظ شهادت را فقط در دعاوی کم اهمیت پذیرفته است. مع هذا، با توجه به رأی صادره شورای نگهبان، باید قائل به آن شد که دعوی مخالف سند رسمی با شهودی که فاقد شرایط بینه شرعیه باشد و یا به امارات قضایی قابل اثبات نیست.
-
اعتبار سند رسمی در برابر اشخاص ثالث
اساساً هر نوشته و سندی در مقابل کسی که آن را امضاء نموده و یا قائم مقام قانونی وی اعتبار دارد و اسناد تنظیمی بین دو یا چند نفر نمی تواند نسبت به اشخاص ثالث تسری نماید و آثار حقوقی آن آنان را در برگیرد، مگر آنکه این امر در قانون تصریح گردد. چنانکه ماده ۱۲۹۰ درباره طرفین و وارث و قائم مقام آنان معتبر است و اعتبار آنها می گوید: « اسناد نسبت به اشخاص ثالث در صورتی است که قانون تصریح کرده باشد.» یکی از این موارد در ماده ۷۲ قانون ثبت پیش بینی شده است. این ماده مقرر می دارد که کلیه معاملات راجع به اموال غیرمنقول که بر طبق مقررات راجع به ثبت املاک ثبت شده است، نسبت به طرفین معامله و قائم مقام قانونی آنها و اشخاص ثالث دارای اعتبار کامل و رسمیت خواهد بود. بنابراین، معاملاتی که مربوط به اموال غیرمنقول است، چنانچه بر طبق مقررات، یعنی در دفاتر اسناد رسمی ثبت گردد و جنبه رسمیت پیدا کند، در مقابل اشخاص ثالث نیز اعتبار خواهد داشت.
-
عدم احتیاج به سپردن خسارات احتمالی برای تأمین خواسته در دعاوی مستند به سند رسمی
چون سند رسمی، یعنی سند ثبت شده، از چنان اعتباری برخوردار است که بدون حکم دادگاه نیز جنبه لازم الاجرا دارد، لازم‌الاجرا بودن از خصایص دیگر سند رسمی است که در جای خود خواهد آمد. بنابراین، چنین سندی هرگاه در دعوایی مستند قرار گیرد و خواهان به استناد آن درخواست تأمین خواسته نماید. وجه آن بدون سپردن خسارات احتمالی قابل تأمین خواهد بود.
هرچند نظر به خصیصه لازم الاجرا بودن سند رسمی، برخی حقوقدانان طی جریان دادگاه و صدور حکم و صدور اجرائیه، با وجود سند رسمی لازم الاجرا، را کار لغوی پنداشته اند. مع ذالک، دیوان عالی کشور به موجب رأی وحدت رویه شماره 16-۱۳۶۰/۳/1360، خصوص صلاحیت دادگاه و جواز رجوع دارنده سند رسمی ثبتی به محاکم را صرف نظر از آنکه در صدور اجرائیه اشکالی وجود داشته باشد که دارنده سند را ملزم به مراجعه به محاکم دادگستری نماید یا اینکه اشکالی در صدور اجرائیه وجود نداشته باشد، بدین شرح اظهار نظر نموده است:
نظر به اینکه مرجع تظلمات عمومی دادگستری است، لذا به جز آنچه که در قانون مستثنی شده، انواع مختلف دعاوی مربوط به اسناد رسمی و قبوض اقساطی لازم الاجرا در دادگاه های دادگستری قابل استماع و رسیدگی است. حکم ماده ۹۲ قانون ثبت اسناد و املاک مبنی بر اینکه مدلول کلیه اسناد رسمی و راجع به دیون و سایر اموال منقول بدون احتیاج به حکمی از محاکم دادگستری لازم‌الاجرا است، منافات و مغایرتی با حق و اختیار اقامه دعوا در دادگاه دادگستری ندارد و لازم الاجرا بودن اسناد مزیتی است که در قانون برای چنین اسنادی در نظر گرفته شده تا صاحبان حق بتوانند از هر طریقی که مصلحت و مقتضی می دانند برای احقاق حق خود اقدام نمایند.
هرچند با تصویب بند ب ماده ۱۱۳ قانون برنامه ششم توسعه، دارنده سند رسمی لازم الاجرا بدواً بایستی جهت اجرای مفاد سند به ادارات اجرای ثبت مراجعه نماید. این ماده مقرر نموده که مفاد اسناد رسمی لازم الاجرا از طریق ادارات اجرای مفاد اسناد رسمی لازم الاجرا در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اجرا می شوند.
ادارات مذکور مکلفند بلافاصله پس از تقاضای اجرائیه نسبت به شناسایی و توقیف اموال مدیون اقدام کنند. چنانچه مرجع مذکور نتواند ظرف دو ماه از تقاضای اجرا نسبت به شناسایی و توقیف اموال متعهد سند اقدام کند یا ظرف مدت شش ماه نسبت به اجرای مفاد سند اقدام نماید، متعهدله سند می تواند با انصراف از اجرای مفاد سند به محاکم دادگستری رجوع نماید.
-
عدم شمول مرور زمان و امکان صدور اجرائیه در هر زمان
دارنده سند رسمی می تواند در هر زمان که بخواهد، پس از سررسید و عده سند، نسبت به اجرای مفاد آن اقدام نماید و مدیون یا متعهد نمی تواند به استناد شمول مرور زمان از پرداخت وجه سند خودداری کند؛ چرا که درخواست صدور اجرائیه محدود به مدت زمان خاصی نمی باشد و نمی توان ذینفع را بدون نص قانونی از استفاده از حق خود منع نمود. مضافاً اینکه مطابق نظریه شورای نگهبان، مرور زمان در امور حقوقی مخالف شرع تشخیص داده شده است.
-
لازم الاجرا بودن سند رسمی
ویژگی دیگر اسناد رسمی نسبت به اسناد عادی که محور بحث ما در این کتاب می باشد، جنبه لازم الاجرا بودن سند رسمی است. این بدان معناست که مفاد اسناد رسمی بدون احتیاج به حکمی از دادگاه های دادگستری لازم الاجرا بوده و عموم ضابطین دادگستری و سایر قوای دولتی مکلف هستند که هرگاه از طرف مأمورین اجرا به آنها مراجعه شود، در اجرای مفاد سند اقدام نمایند. حتی ادعای مجعولیت سند مانع اجرای آن نیست، مگر اینکه مرجع صالح قرار مجرمیت متهم به جعل را صادر و دادستان در حال حاضر رئیس دادگستری با آن موافقت کرده باشد.
قوه اجرایی از آثار سند رسمی نمی باشد، بلکه قانون استثنائاً آن را اختصاص به اسناد معینی داده است که بدون رسیدگی قضایی، ذینفع می‌تواند اجرای مفاد آن را بخواهد. برابر ماده ۹۲ قانون ثبت « مدلول کلیه اسناد رسمی راجع به دیون و سایر اموال منقول بدون احتیاج به حکمی از محاکم عدلیه لازم الاجراست، مگر در موارد تسلیم عین منقولی که شخص ثالث، متصرف و مالکیت آن باشد.» و برابر ماده ۹۳ قانون ثبت نیز « کلیه اسناد رسمی راجع به معاملات املاک ثبت شده مستقلاً بدون مراجعه به محاکم لازم الاجراست.»
با توجه به مواد فوق، منظور از لازم الاجرا بودن سند رسمی آن است که اینگونه اسناد بدون مراجعه به محاکم و صدور حکم مبنی بر اجرای آن، ذاتاً و فی نفسه قابل اجرا بوده و می‌توان با مراجعه به مراجع پیش بینی شده در قانون، تقاضای صدور اجرائیه علیه متعهد آن را نمود. مع هذا، هر چند قانون مفاد سند رسمی را بدون احتیاج به حکم از محاکم دادگستری لازم‌الاجرا دانسته، اما در عمل تمامی اسناد رسمی از چنین ویژگی برخوردار نمی باشند.
البته لازم الاجرا بودن مختص اسناد رسمی نبوده، بلکه اسناد عادی نیز وجود دارند که قوانین خاص آن را در حکم اسناد لازم الاجرا قرار داده اند، برخلاف سایر اسناد عادی که دارنده برای مدعی اجرای مفاد آن ملزم است ابتدا به مراجع قضایی مراجعه کرده، پس از طی تشریفات دادرسی و صدور اجرائیه، نسبت به اجرای مفاد آن اقدام نماید. بنابراین، اسناد عادی نیز می توانند لازم الاجرا باشند و این امتیاز نیز مقنن به لحاظ مصالحی برای این گونه اسناد در نظر گرفته است، مانند چک های صادره عهده بانک ها. لذا، اسناد را از حیث لازم الاجرا بودن می توان به دو قسم تقسیم نمود:
- الف.اسناد رسمی لازم‌الاجرا.
- ب.اسناد عادی که در حکم اسناد رسمی لازم الاجرا هستند.
با توجه به آئین نامه اجرای مفاد اسناد رسمی مصوب ۱۳۸۷، می بینیم که اسنادی از نظر این آئین نامه قابلیت اجرائی دارند که یا در دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق تنظیم گردیده و جنبه رسمی و لازم الاجرا پیدا کرده اند، یا اینکه از جمله اسناد عادی هستند که قانون گذار نظر به مصالحی، آنها را در حکم اسناد رسمی لازم الاجرا قرار داده است.
مع الوصف، اسناد رسمی لازم الاجرا شامل همه اسناد رسمی نبوده و تنها در برگیرنده اسنادی است که در دفاتر اسناد رسمی تنظیم گردیده و متضمن تعهدی باشند.
